[Le Mac... zen] Apprendre à ranger (2/2)

Après une introduction qui vous donnait quelques pistes pour mieux ranger votre Mac, allons un peu plus loin, pour continuer cette série sur le Mac… zen !

Si la plupart des fichiers doivent être rangés, c'est parce que le Finder ne range pas tout seul. Il est pourtant possible de l'aider.

Hazel

La première manière d'aider le Finder à se ranger tout seul, c'est Hazel, un petit panneau des Préférences Système. Une fois installé, vous allez pouvoir paramétrer Hazel à l'aide de règles pour qu'il range tout seul votre Mac, à votre place. Hazel peut ainsi déplacer des fichiers d'un dossier à un autre, par exemple pour vider le dossier Téléchargements dans le dossier Archives le soir venu, ou pour ranger automatiquement les images que vous recevez dans le dossier Images, et les fichiers textuels dans le dossier Documents. Hazel est même capable de gérer votre Corbeille (et d'effacer tous les fichiers accompagnant une application lorsque vous jettez celle-ci), et est même capable de se départir des étiquettes de couleur et des attributs Spotlight. Je vais faire court sur Hazel, pour plusieurs raisons. La première est que je ne l'utilise pas au quotidien, parce que je considère que c'est à moi de faire le ménage, pas à la machine. La deuxième est que d'autres en ont parlé beaucoup mieux que moi, et que c'est eux que vous devriez lire sur le sujet :

• David qualifie Hazel de "femme de ménage idéale" dans un pas-à-pas sur son utilisation dans le no. 2 de Compétence Mac,
• Blazouf en a très bien parlé… il y a trois ans,
• alors que Fabien Conus en a parlé sur Cuk plus récemment, dans un billet très instructif… et très bien imagé

Pour finir sur Hazel, précisons qu'il est payant ($21.95, soit environ 16€), ce qui est justifié au vu de ses fonctions, mais une version de démonstration complètement fonctionnelle pendant 14 jours est disponible.

Les dossiers intelligents / recherches sauvegardées

Si je n'utilise pas Hazel, c'est parce que j'utilise les dossiers intelligents de Mac OS X (en fait, je les utilisais de manière très lâche, au gré de mes besoins, mais les utilise de manière beaucoup plus intensive depuis que j'ai lu les articles Kinkless Desktop ^^). Les dossiers intelligents sont en fait des recherches Spotlight, encore lui, mais des recherches que vous pouvez sauvegarder. Vous comprenez, maintenant, pourquoi j'ai envie de vous parler de Spotlight de manière étendue
Pour créer un dossier intelligent, n'importe où dans le Finder, rendez-vous dans le menu Fichier > Nouveau dossier intelligent (raccourci clavier : Commande + Alt + N). S'ouvre alors une fenêtre qui ressemble comme deux gouttes d'eau aux fenêtres Spotlight, qui est la technologie qui va être utilisée pour créer votre dossier intelligent :

Vous pouvez chercher à plusieurs emplacements, votre disque dur interne, un dossier en particulier, ou même le réseau (j'ai ainsi un dossier qui recherche les fichiers musicaux placés sur mon serveur). Vous allez ensuite pouvoir constituer votre dossier de deux manières : soit avec une recherche nominative (vous utiliserez alors le champ de recherche), soit, et de manière beaucoup plus intéressante dans notre cas, en ajoutant des règles de recherche à l'aide du petit bouton "+" à droite de la fenêtre. Vous vous souvenez du mon dossier "Out", le dossier dans lequel sont placés les fichiers que j'ai terminé ? C'est en fait un dossier intelligent. Quand je termine un fichier, et qu'il est prêt pour l'impression, l'envoi par mail, ou toute autre opération, je lui attribue une étiquette verte par un clic-droit > Etiquette :, plutôt que d'en faire une copie que je mettrais sur le Bureau, par exemple :

Evidemment, dès qu'il est "sorti" de mon Mac, je lui enlève cette étiquette. Pour créer mon dossier "Out", il faut donc cliquer sur le petit "+", dérouler la liste déroulante, cliquer sur "Autre", chercher "Etiquette", cliquer sur "Etiquette de fichier" et cocher la case "Dans le menu" pour l'avoir sous la main pour les prochaines fois, et cliquer sur "OK". Ce "Autre" de la liste déroulante est vraiment important, il contient une tonne de critères différents, à vous faire des dossiers intelligents qui sont capable de retrouver l'utilisation d'un mot par un des vos amis dans ses mails de telle à telle date… Ne reste plus qu'à cliquer sur le carré vert, et boom, comme dirait l'autre :

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer votre dossier intelligent. Deux choix s'offrent à vous, qui reflètent l'ambiguité des dossiers intelligents depuis l'apparition de Spotlight. Soit vous pouvez sauvegarder ce dossier comme recherche sauvegardée, dans le dossier "Saved Searches". Votre dossier ne sera alors pas accessible dans un endroit précis du Finder, mais sera placé dans la catégorie "Rechercher" de la barre latérale du Finder, et accessible partout tout le temps. Soit vous pouvez spécifier un emplacement précis où sera sauvegardé votre dossier (par exemple sur le Bureau), et quand même l'ajouter à la barre latérale :

Mon choix personnel est le premier : cela m'évite de polluer le Bureau, et j'ai accès à mon dossier intelligent / à ma recherche sauvegardée partout / tout le temps. D'autres ont fait le choix inverse, comme David (que vous connaissez de Compétence Mac), qui ne m'en voudra pas de reprendre la capture de son Bureau, issue de son article Zen, avec des plumes, qui faisait écho à une conversation que nous avions eu juste avant que je commence cette série :

En faire de vrais dossiers a un avantage : on peut les glisser dans le Dock et y avoir accès de manière rapide à peu près tout le temps, pour peu que vous ne masquiez pas votre Dock. D'autres exemples ? Et bien prenons ma barre latérale, justement. On y voit quelques dossiers intelligents : Today, Outbox, Trash (l'Anglais est plus court que le Français, cela permet de voir tout le nom dans la barre latérale). Outbox, on vient d'en parler. Today est un dossier intelligent qui contient les fichiers sur lesquels j'ai travaillé aujourd'hui, ce qui a l'énorme avantage de me permettre d'archiver des documents tout en y ayant accès très simplement. Pour le créer, la règle est "Date de dernière modification" est "Aujourd'hui". On pourra ajouter "Type" est "Documents" pour se limiter aux documents, et ne pas inclure les dossiers que l'on aurait pu créer, ou tous les fichiers qui sont arrivés sur le Mac dans la journée. Enfin, le dossier Trash contient les fichiers qu'il va falloir que je jette à un moment ou à un autre, qui sont en fait les fichiers auxquels j'ai appliqué l'étiquette "Gris" :

Les étiquettes sont vraiment des vecteurs puissants d'organisation, parce qu'elles sont un repère visuel d'abord, mais aussi parce qu'elles peuvent être recherchées dans ces dossiers intelligents. D'ailleurs, dans les préférences du Finder (Finder > Préférences), onglet Etiquettes, vous pouvez renommer les étiquettes pour qu'elles reflètent votre usage. Voici les miennes :

Vous aurez compris que quand je travaille sur un projet, je me créé des dossiers intelligents "Urgent" et "En cours" qui utilisent aussi les étiquettes. "Marqué" me sert à trier les photos brutes des photos retenues, et "Traité" indique les photos retenues, retouchées, et prêtes pour l'exportation. "Sites" marque les fichiers que je dois urgemment placer sur un de mes sites, qu'il s'agisse du dernier screencast sur MacStyle, d'un article ici ou là, etc.

Pour finir avec les dossiers intelligents, notez que les critères s'ajoutent les uns aux autres (opérateur "ET" ou "AND"). Comment créer un dossier avec des "OU", ou même en excluant des critères ? Tout simplement appuyant sur la touche "Alt" en même temps que vous cliquez sur le petit "+". Pour des critères qui s'ajoutent, choisissez "Toutes les conditions suivantes sont vraies" (opérateur "AND"), pour des critères qui se cumulent, choisissez "Certaines des conditions suivantes sont vraies" (opérateur "OR"), et pour construire une requête en excluant des critères, utilisez "Aucune des conditions suivantes…". Mon dossier Today est en fait bien plus raffiné que ce que je vous ai dit : il ne comporte que les fichiers RTF, ODT, et les images que j'ai utilisé aujourd'hui, ce qui donne :

Vous savez maintenant tout des dossiers intelligents / recherches sauvegardées.

Les applications veulent parfois votre bien

Non, sans rire. Si le navigateur Internet est un véritable parasite et un générateur particulièrement appliqué de bordel, d'autres applications veulent votre bien, et c'est certainement un avantage du Mac par rapport aux autres systèmes d'exploitations : nous avons une philosophie de l'application intégrale, intégrante, enveloppante, appelez ça comme vous voulez, bref, de l'application qui range tous ses fichiers dans un seul endroit. Alors pourquoi ne pas les utiliser ?

La musique, les clips vidéos ? iTunes. Les photos ? iPhoto, Aperture pour les pros. Les captures d'écran ? Voilà ou LittleSnapper. Votre blabla ? Evernote, MacJournal, Scrivener, j'en passe. Vos références bibliographies ? Bookends. Je me limite à la poignée d'applications que j'utilise au quotidien, mais je pourrai multiplier les exemples.

Bien sûr, tout cela peut parfois poser problème, notamment en cas de corruption des bases de données listant vos fichiers. D'où l'importance d'une bonne sauvegarde, je vous renvoie cette fois au numéro 7 de Compétence Mac et à cet article où près de 50 personnes, dont votre serviteur, donnent des indications sur leur manière de sauvegarder Mais je dois vous avouer que je dois avoir une des plus grosses audiothèques iTunes et que je n'ai jamais rencontré aucun problème. Même chose avec MacJournal, qui a la délicatesse d'avoir son système de sauvegarde intégré, pour vous mettre à l'abri de toute perte de données. M'enfin…